Informativa privacy modello e com’è fatta?
INFORMATIVA PRIVACY MODELLO E CARATTERISTICHE: Tutto ciò che c’è da sapere – L’informativa privacy è la comunicazione che deve essere rivolta al soggetto interessato al momento della raccolta dei dati. Tale comunicazione deve informarlo di tutto ciò che riguarderà il trattamento dei suoi dati personali e renderlo consapevole dell’eventuale consenso che andrà a prestare.
È obbligatoria?
Quando i dati sono raccolti direttamente presso il soggetto interessato, deve essere sempre fornita l’informativa privacy, salvo una particolare eccezione: quando le informazioni siano già state fornite all’interessato.
Questa possibilità però non deve trarre in inganno. Infatti il Titolare del trattamento deve essere sempre in grado di dimostrare e documentare i propri adempimenti: perciò bisognerebbe essere in grado di comprovare l’esistenza di una precedente attività informativa, ancora valida e che non necessiti di aggiornamenti sostanziali.
Differente il caso invece che i dati non siano raccolti direttamente presso l’interessato. Allora il Titolare del trattamento avrebbe ulteriori eccezioni all’obbligo di fornire l’informativa e differenti elementi contenutistici.
Informativa privacy modello e informazioni necessarie
L’informativa deve illustrare al meglio le modalità con le quali avverrà il trattamento dei dati personali. Gli articoli 13 e 14 del GDPR stabiliscono un contenuto minimo che deve essere sempre presente (ma nulla vieta al Titolare del trattamento di arricchire le informazioni):
- l’identità e i dati di contatto del titolare del trattamento e, ove applicabile, del suo rappresentante;
- i dati di contatto del responsabile della protezione dei dati, ove applicabile;
- le finalità del trattamento nonché la base giuridica del trattamento (con indicazione dei legittimi interessi perseguiti se questi fossero la base giuridica);
- gli eventuali destinatari dei dati personali;
- ove applicabile, il trasferimento dei dati verso paesi extraeuropei con riferimento alle garanzie appropriate e i mezzi per ottenere una copia di tali dati o il luogo dove sono stati resi disponibili;
- il periodo di conservazione dei dati personali oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
- i diritti esercitabili;
- la possibilità di revocare il consenso;
- nel caso di un obbligo legale o contrattuale, le conseguenze della mancata comunicazione dei dati;
- l’esistenza di un processo decisionale automatizzato.
Quali modalità e caratteristiche ha un’informativa privacy?
Le modalità prescritte dal GDPR per fornire l’informativa sono per iscritto o con altri mezzi, anche elettronici, o, su richiesta dall’interessato, anche oralmente. Ma, come abbiamo già evidenziato, prestando attenzione anche al poter dimostrare e documentare l’adempimento dell’obbligo.
L’informativa deve essere il più possibile efficace nel raggiungere il suo obiettivo. L’art.12 GDPR specifica che sia fornita “in forma concisa, trasparente, intelligibile e facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro, in particolare nel caso di informazioni destinate specificamente ai minori.”
Per questo motivo, anche a livello europeo, si sta pensando simboli e icone che possano essere di facile comprensione ed esteticamente accattivanti per il lettore.
Perciò, in aggiunta all’informativa estesa da fornire al momento della effettiva raccolta dei dati presso il soggetto interessato, il Titolare del trattamento può utilizzare, per un primo approccio immediato ed efficacie, un’informativa breve in formato cartellonistico o d’infografica. Tale informativa breve esposta nei locali del Titolare del trattamento o sulla sua pagina web può essere una comunicazione più efficacie, anche se meno completa, per coloro che ancora devono fornire i propri dati personali. Oppure può essere un buon promemoria, mezzo di ripasso e aggiornamento per coloro che abbiano già fornito i propri dati e continuino a frequentare i locali o il sito del Titolare del trattamento.