Videosorveglianza e privacy: una guida rapida tra autorizzazioni e sanzioni

Videosorveglianza e privacy: tutto ciò che c’è da sapere

VIDEOSORVEGLIANZA E PRIVACY – Sistemi di videosorveglianza oggi sono installati ovunque, dalle abitazioni ai luoghi di lavoro, dai supermercati agli aeroporti. Il costo largamente accessibile di tali strumenti, acquistabili a basso prezzo anche sui più diffusi siti di e-commerce, li rende la prima scelta tra le diverse misure di sicurezza di beni e persone.

Ma, come ribadito più volte dall’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, l’economicità non dovrebbe essere il criterio principale alla base di questo trattamento potenzialmente invasivo, in particolare nei luoghi di lavoro: i rischi derivanti da un monitoraggio illecito delle persone devono far considerare come prima scelta l’utilizzo di misure di sicurezza meno invasive per la privacy (inferiate, blocchi alle porte, porte blindate, etc…). Se tali misure si rivelassero non sufficienti o inattuabili, solo una attenta analisi sulla necessità e proporzionalità della videosorveglianza, nonché un attento bilanciamento tra la privacy delle persone fisiche e l’interesse perseguito potrebbero permettere l’istallazione delle videocamere.

Ma facciamo un distinguo:

Sistemi di Videosorveglianza installati da persone fisiche

Sono i sistemi ad uso domestico e personale per la tutela della sicurezza di beni e persone, installati ad esempio nelle abitazioni.

In questo particolare caso non sono necessarie particolari procedure o autorizzazioni, poiché tali riprese non dovrebbero impattare su soggetti terzi o comunque, chi accedesse all’area privata, sarebbe debitamente informato da una cartellonistica collocata prima di entrare nella zona sorvegliata.

Tuttavia bisogna prestare attenzione ad alcuni elementi tecnici che lo stesso installatore del sistema dovrebbe rispettare.

Le riprese devono riguardare solo le aree di propria esclusiva pertinenza: da escludersi dunque la ripresa di aree aperte al pubblico (strade), aree condominiali comuni o di terzi, salvo l’utilizzo di misure tecniche che oscurino la porzione di area non di propria esclusiva pertinenza.

L’attenzione principale dovrà dunque essere rivolta alla cartellonistica e a quali aree sono oggetto di ripresa. Troppo spesso capita che l’installatore fornisca un kit di videosorveglianza orientando le videocamere al fine di massimizzare la protezione (ad esempio telecamera che riprende il cancello d’ingresso all’area privata e anche la strada antistante) ma senza tener conto della tutela della privacy (riprendere soggetti che circolano davanti al cancello e osservano all’interno della proprietà privata potrebbe essere utile, ma riprendendo il suolo pubblico si viola la riservatezza dei passanti e potenzialmente si rischia un monitoraggio illecito degli stessi). Ma su questo ultimo punto si osserva anche un orientamento diverso della Corte di Cassazione che qui non tratteremo.

Sistemi di Videosorveglianza installati nei luoghi di lavoro

Più peculiare è il caso di installazione della videosorveglianza nei luoghi di lavoro, ove il rischio è soprattutto un monitoraggio illecito del dipendente.

Anche in questo caso si deve rispettare quanto detto riguardo le aree che saranno oggetto di ripresa, la cartellonistica e l’informativa estesa che dovrà essere fornita a tutti i dipendenti e, su richiesta, a eventuali avventori. Ma nei luoghi di lavoro le analisi da attuare e la procedura da rispettare sono più stringenti.

Innanzitutto l’installazione dell’impianto deve essere preceduta da un accordo collettivo stipulato con la rappresentanza sindacale unitaria o aziendale. Ovvero, se non si raggiungesse l’accordo o in assenza di rappresentanza, allora l’installazione del sistema è possibile solo successivamente all’autorizzazione dell’Ispettorato territoriale del lavoro o, se con unità produttive dislocate nell’ambito di competenza di più Ispettorati, della sede centrale dell’Ispettorato.

La relazione tecnica

La richiesta di tale autorizzazione deve essere corredata da una Relazione tecnica che descriva in maniera dettagliata la modalità di funzionamento del sistema di videosorveglianza ed  illustrare puntualmente il rispetto dei principi privacy di legittimità e determinatezza del fine perseguito, nonché della sua proporzionalità, correttezza e non  eccedenza:

• Legittimità e determinatezza del fine perseguito: bisogna indicare in maniera dettagliata le ragioni per le quali si richiede l’autorizzazione. Tali motivazioni dovranno sottolineare il Legittimo interesse del datore per:
  • esigenze organizzative e produttive, come:
    • impiego di macchinari e impianti che necessitano di continuo monitoraggio;
    • controllo video della qualità di prodotto / processo;
    • impianti che richiedono frequenti interventi di manutenzione urgente.
  • esigenze di sicurezza sul lavoro, come:
    • necessità di garantire rapido intervento delle squadre di soccorso in caso di infortunio;
    • svolgimento di attività particolarmente pericolose o impiego di materiali nocivi;
    • lavoratori che operano in luoghi isolati.
  • tutela del patrimonio aziendale, come:
• intromissioni o furti denunciati;
• presenza di componenti o beni immateriali di elevato valore intrinseco;
• presenza di aree aziendali destinate esclusivamente a soggetti qualificati.

Tali finalità dovranno essere debitamente comprovate: ad esempio, l’esigenza di tutelare il patrimonio aziendale dovrà essere suffragato dal valore elevato della merce trattata, dalla sua facile sottrazione anche con la presenza di altre misure di sicurezza, da precedenti furti denunciati, etc…

• Proporzionalità, correttezza e non eccedenza: il sistema di videosorveglianza dovrà essere proporzionato alla finalità individuata e raccogliere solo i dati pertinenti e non eccedenti.

L’attenzione deve essere incentrata “alla scelta delle modalità di ripresa e dislocazione e alla gestione delle varie fasi del trattamento”.

Ad esempio il sistema di videosorveglianza volto alla tutela del patrimonio aziendale non deve mai riprendere luoghi riservati esclusivamente ai lavoratori (spogliatoi o servizi), né dovrebbe, salvo motivate esigenze eccezionali, garantire l’accesso da remoto o inquadrare direttamente il lavoratore. Sarà ad esempio permessa la ripresa della postazione cassa di un negozio, ma più difficilmente sarà proporzionata la ripresa della scrivania di un generico ufficio.

Questi punti, che devono essere alla base della scelta del sistema di videosorveglianza, prima ancora che oggetto della relazione da inviare all’Ispettorato, devono essere corredati poi da una serie di misure a tutela della privacy del lavoratore.

Videosorveglianza e privacy: i tempi di conservazione delle registrazioni

Tra queste risulta fondamentale il rispetto dei tempi di conservazione delle registrazioni per un tempo non superiore alle 24h, salvo ricorrano i presupposti di particolare rischiosità o specifiche esigenze tecniche,  di cui bisognerà fornire una puntuale e specifica motivazione.

Altra misura è il sistema di tracciamento degli accessi alle immagini registrate che conservino i relativi log per un periodo di almeno 6 mesi (sia da remoto che in locale). Tale misura tecnica è immediatamente connessa alle misure organizzative di:

• impartizione d’istruzioni ai soggetti debitamente autorizzati ad accedere al sistema;
• nomina a Responsabili del trattamento dei soggetti terzi, quando ne ricorrano i presupposti (es. l’azienda esterna che si occupa della manutenzione dell’impianto).

Inoltre risulta ormai chiara la necessità di effettuare una DPIA, in particolare quando la videosorveglianza potenzialmente permetta il controllo a distanza dei lavoratori: si tratta di una “una valutazione di impatto sulla protezione dei dati” che ha come fine la gestione degli eventuali rischi per i diritti e le libertà delle persone derivanti dal trattamento.

La domanda all’Ispettorato del lavoro, cosa serve

Al fine di inviare la richiesta di autorizzazione all’Ispettorato territoriale del lavoro per poter procedere all’installazione del sistema di videosorveglianza è necessario:

• la compilazione del modulo di richiesta scaricabile dal sito dell’ispettorato;
• la relazione tecnica dell’impianto di videosorveglianza;
• 1 marca da bollo da € 16,00 per l’istanza e n. 1 marca da bollo da € 16,00 per il rilascio

del provvedimento (in totale n. 2 marche da bollo da € 16,00) da consegnarsi a mano o a

mezzo posta;

• 1 busta affrancata, se richiesto il recapito del provvedimento autorizzativo a mezzo posta raccomandata a/r;

Se l’invio dovesse invece avvenire via PEC bisognerà allegare anche fotocopia di un documento di identità del dichiarante in corso di validità.

Si sottolinea infine come le stesse Istruzioni al modulo di richiesta fornite dall’Ispettorato del Lavoro precisino: “Si fa presente che anche la sola installazione e/o la messa in esercizio di impianti audiovisivi e di altri strumenti di controllo prima della prescritta autorizzazione darà luogo all’applicazione delle sanzioni previste dall’art. 38, comma 1, Legge 300/70”.